Rentar o comprar una máquina de café para mi oficina

¿Qué es mejor? ¿Contratar un servicio de café para mi empresa mediante la renta de una máquina? ¿O comprar una máquina de café para mi empresa?
Ir a la oficina por la mañana y tomarte la primera taza de café es lo más rico y  reconfortante en nuestra rutina diaria. A todos los que nos gusta el café, sabemos lo molesto que es llegar y no tener café listo para empezar la jornada laboral.

Las empresas saben lo importante que es para sus colaboradores empezar el día contentos, despiertos y con actitud. Por tal motivo, brindar café a todo el personal, clientes y visitantes de la empresa es tema serio y demanda atención, cuidado y ¡presupuesto!

Las empresas tienen la opción de contratar el servicio de café mediante la renta de una máquina de café para su oficina o bien, comprar su propia máquina de café. 

Antes de decidir, consideremos que una máquina de café en grano súper automática con capacidad para servir a 25 personas sin parar, tiene un costo aproximado promedio de $3500 dólares más impuestos, y su tiempo de vida, si se hacen sus mantenimientos en tiempo y forma, puede ser de 20 a 25 años.

CONTRATAR EL SERVICIO MEDIANTE LA RENTA DE UNA MÁQUINA DE CAFÉ

Ventajas

• La renta de la máquina de café incluyendo el servicio integral de café es deducible de impuestos al 100%  
• Es muy barato rentar una máquina de café que sea operada y administrada por una empresa profesional. 
• El trámite de contratación es muy sencillo.
• No hay desembolso para comprar la máquina de café, el cual es muy alto.
• Siempre se tiene la opción de poder probar diferentes máquinas de café y esquemas de trabajo de acuerdo a las necesidades de la empresa en el momento específico.
• No hay que ocuparse de una bitácora de mantenimiento preventivo y correctivo, ni de la correcta configuración y programación de la máquina y sus bebidas de café para la taza optima. El operador de la máquina contratado se encarga de todo esto.
• La limpieza diaria y el rellenado de insumos ya está incluido en el servicio con la renta de la máquina de café.
• No hay que comprar insumos ni almacenarlos, ni dedicar recursos de la caja chica o reembolsos constantes. El operador contratado los lleva diariamente.
• Se puede cancelar el servicio en cualquier momento o cambiar de máquina de café ya sea por una más grande o más pequeña y económica según convenga en el momento.
• Se puede contratar una máquina adicional si hay un proyecto temporal y devolverla en el momento que no se requiera, las veces que sea necesario.
• Si no se esta satisfecho con el proveedor del servicio de la máquina de café o no cumple con las expectativas de su empresa, se puede cambiar inmediatamente sin penalización ni consideraciones especiales.
• Dentro del servicio de renta se entrega un reporte mensual detallado del consumo por bebida acumulado por mes y por año.

Desventajas

• La máquina de café no es de la empresa.
• Contratar una empresa con mal servicio que no atienda la máquina de manera correcta y eficiente no habiendo café y nadie que pueda operarla y ponerla a trabajar.
• El servicio técnico puede ser lento si no se trata de un operador serio, profesional y dedicado.
• Existe la percepción de que es un gasto caro y que se puede economizar con la compra de una máquina.

COMPRAR UNA MÁQUINA DE CAFÉ

Ventajas 

• Hay un solo pago por la máquina de café (muy alto si se compra nueva). Y si se compra usada, se corre el riesgo de comprar una máquina con vicios ocultos.
• “En teoría” ya solo se gasta en los insumos para preparar el café.
• Existe la idea de que en el largo plazo es más económico contar con una máquina de café propia de la empresa.

Desventajas

• El deducible por la compra de la máquina de café es muy bajo, sólo el 10% anual.
• Podemos comprar una máquina de café que no sea lo que realmente se necesita en la oficina con los requerimientos y demanda que la empresa requiera, es decir, comprar algo muy chico o muy grande o una máquina restaurantera u hotelera que no está diseñada para oficinas donde mucha gente va a auto servirse el café o no están capacitados para usarla y dejan diariamente muy sucia el área de café o la máquina es muy delicada, etc.
• Su índice de depreciación comercial es muy alto, casi el 60% del valor factura tal momento que sale nueva de la bodega del distribuidor, ya facturada.
• La garantía otorgada por el distribuidor no es tan “amplia” como prometen. Tan pronto se paga la máquina de café, la respuesta en el servicio técnico se vuelve lenta y frustrante (hasta tres días y pago por adelantado) pues la máquina ya se pagó y la recompra de otra máquina o sustitución por otra máquina de café será en mucho tiempo. 
• Las refacciones y servicio técnico se vuelven obligatorios con el distribuidor que vendió la máquina de café, pudiendo causar abusos en los precios (en ocasiones la reparación es mas cara que la máquina misma) y largos tiempos de respuesta en el servicio técnico. 
• Se debe asignar a una persona para el diario cuidado, limpieza, rellenado de insumos y mantenimiento preventivo y correctivo de la máquina.
• Se deben comprar insumos constantemente, reembolsos de caja chica, cuidar que no falte producto y vigilar que no haya robo hormiga ni desperdicios.

Espero que esta información sirva para tomar la mejor decisión en el tema de brindar café al personal, clientes y visitantes en las empresas, oficinas y corporativos. Mi recomendación sería rentar el servicio de café por un periodo de seis meses para tener una buena muestra del consumo de café en la empresa. Solicitar al operador que se contrate, que entregue con su factura mensual, el reporte detallado del consumo de café por bebida para así poder hacer un ejercicio y corroborar que para el tema de brindar café en una oficina, siempre será mejor la contratación del servicio de café mediante la renta de una buena máquina de café, moderna, eficiente y controlada por profesionales. 

Esperamos saber de ti pronto…